Il project manager Gereon Steinkuhl ha riconosciuto il potenziale di efficienza derivante dall'uso di un sistema DMS. Si è passati così alla selezione del prodotto adeguato, sulla base di quattro criteri principali: un'offerta di servizi che coprisse tutte le aree oggetto di digitalizzazione, come requisito principale; la facilità d'uso, poiché era importante che tutti i dipendenti del Gruppo, circa 3.600, fossero in grado di utilizzarlo, compresi gli operatori nelle strutture; le interfacce con i sistemi esistenti al fine di ridurre al minimo gli interventi manuali in tutti i processi; ottime competenze del partner che ha realizzato la soluzione.
Semplificazione delle attività con l'AI
DocuWare Cloud soddisfa al meglio questi criteri. La soluzione DocuWare si è dimostrata quella ideale perché in grado di ridurre notevolmente le attività manuali grazie all'integrazione dell'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) basata sull'intelligenza artificiale. Le funzioni di IDP di DocuWare non rivestono un ruolo essenziale solo per il primo progetto di digitalizzazione, cioè il ciclo passivo, ma anche per ulteriori progetti, per es. per le risorse umane e la gestione della qualità.
A fine maggio 2024 è stata avviata l'implementazione di DocuWare per il ciclo passivo. Con un ritmo di due strutture a settimana, a ottobre dello stesso anno la soluzione DocuWare ha trovato impiego in tutte le sedi del Gruppo. Le fatture e i documenti di accompagnamento, come le bolle di consegna, vengono inviati alla società, per poi essere scansionati o inoltrati direttamente per e-mail alle caselle di posta elettronica centrali. I documenti vengono successivamente letti e indicizzati tramite IDP. L'intelligenza artificiale non richiede un processo di apprendimento classico, ma riconosce direttamente i contenuti rilevanti, come il numero e la data della fattura o il numero del fornitore. In rari casi sono necessarie eventuali modifiche successive, dato il tasso di riconoscimento superiore al 90%.
Dopo una verifica della correttezza dell'intestazione aziendale e di eventuali duplicati, il flusso di lavoro prevede un controllo fisico in loco della fattura indicizzata con una seconda approvazione da parte della direzione della struttura. Per alcune fatture, per es. quelle dei fornitori di servizi, identificate come rilevanti per la direzione durante il confronto automatico con la contabilità fornitori, il flusso di lavoro prevede un ulteriore processo di approvazione. Il record di prenotazione creato interamente nel DMS viene trasferito al software di contabilità Simba per il pagamento.
Il processo automatizzato, che riduce al minimo gli interventi manuali grazie all'impiego dell'AI, ha garantito un enorme risparmio di tempo, pari a quasi il 70%, nell'elaborazione delle fatture. Ora vengono calcolati in modo affidabile anche gli sconti per pagamento anticipato. L'alto livello di accettazione di questo primo progetto DMS ha spianato la strada per i progetti di digitalizzazione successivi, come gli archivi digitali del personale e il manuale digitale di gestione qualità (QM).
